Come gestire gli annullamenti con e senza voucher

La situazione contingente purtroppo si manifesta con annullamenti dei viaggi prenotati. Niente paura, vi spieghiamo di seguito come gestire in SferaNET queste casistiche per avere la situazione sotto controllo dal punto di vista statistico e contabile.

Le casistiche di annullamento legate all'ipotesi di cancellazione del viaggio, sono sostanzialmente 2.


ANNULLAMENTO TOTALE, SENZA CONSEGNA DEL VOUCHER AL CLIENTE FINALE

L’annullamento avviene prima che ci siano state operazioni amministrative (incassi, pagamenti fornitori, fatturazione), e al cliente che annulla non viene erogato nessun voucher.

In questo caso, occorre:

  • Eliminare i servizi

  • Impostare lo stato della pratica come “ANNULLATA SENZA PENALE”

 

 

Cosa accade lato cliente?

Il cliente risulta non doverci  più nulla

Cosa accade lato fornitore?

I fornitori risultano da non pagare

Cosa accade nelle statistiche?

Gli importi annullati vengono ignorati

Cosa accade in fatturazione?

Gli importi da fatturare vengono ignorati

Cosa accade in contabilità?

  • Se si tratta di una pratica con servizi venduti in regime di intermediazione, non viene contabilizzata, o se contabilizzata viene cancellata
  • Se si tratta di una pratica con servizi  venduti in regime di organizzazione, viene ignorata in fase di fatturazione

 

Nota: per distinguere agevolmente gli annullamenti legati all’evento COVID19, si consiglia di creare un TAG statistico e assegnarlo alla pratica.

Esempio

 

Per indicazioni su come creare un nuovo TAG statistico, vedere la seguente FAQ https://www.partnersolution.it/faq/148-a-cosa-servono-e-come-si-creano-i-tag



ANNULLAMENTO PARZIALE, CON CONSEGNA DEL VOUCHER AL CLIENTE

  • L’annullamento avviene dopo che si è verificato uno qualsiasi di questi eventi:
    1. Sono state incassate somme dal cliente
    2. Sono stati pagati acconti ai fornitori
    3. Sono state registrate fatture ai clienti
    4. Sono state registrate fatture dei fornitori

In questo secondo caso, i servizi non vanno annullati, ma va inserita una riga di storno che sarà

  • pari all'importo originario, in caso di storno totale
  • inferiore all'importo originario, in caso di penale

La pratica dovrà essere messa in stato “ANNULLATA CON PENALE”

Cosa accade lato cliente?

Il saldo cliente sarà dato dalla differenza tra quanto già versato (ipotizziamo 530 eur di acconto) e quanto dovuto per effetto dello storno. Quindi:

 

  • in caso di storno totale, il saldo cliente sarà pari alle somme già versate

 

  • in caso di storno parziale (per via della penale trattenuta), il saldo cliente sarà pari alle somme già versate, al netto della penale

 

Nota: in entrambi i casi il saldo, negativo, sarà pari all'importo del voucher riconosciuto al cliente per l'acquisto di futuri viaggi. In ogni momento si potranno verificare gli importi residui dei voucher emessi, ricercando le pratiche con saldo cliente negativo (da elenco pratiche), magari utilizzando anche il TAG statistico per maggior dettaglio

 

Cosa accade lato fornitore?

Per i fornitori vale esattamente lo stesso discorso dei clienti. Anche in questo caso infatti potrebbero esserci casi di rimborso totale o casi di rimborso parziale.

Cosa accade nelle statistiche?

Vengono visualizzati gli importi al netto degli storni

Cosa accade in fatturazione?

Vengono proposti da fatturare gli importi al netto degli storni

Cosa accade in contabilità?

  • Se si tratta di una pratica con servizi venduti in regime di intermediazione, la contabilizzazione viene cancellata (se lo storno è pari all'importo originale) o modificata (se c'è l'importo di penale)
  • Se si tratta di una pratica con servizi  venduti in regime di organizzazione, vengono proposti da fatturare gli importi al netto degli storni

 

Nota: anche in questo caso, per distinguere agevolmente gli annullamenti legati all’evento COVID19, si consiglia di creare un TAG statistico e assegnarlo alla pratica.



GESTIONE SCADENZE

Nel caso in cui le scadenze (clienti e fornitori) NON siano state modificate manualmente, il programma provvederà automaticamente ad aggiornarle.

Se invece sono state modificate manualmente, ci sono 2 possibili alternative:

1) sistemare manualmente le scadenze

2) cliccare sul bottone: in questo secondo caso le scadenze saranno rinnovate sulla base della nuova situazione pratica, aggiornandosi automaticamente e cancellando quelle pre-esistenti

 

Non sei riuscito a risolvere il tuo problema? Accedi all'area Clienti oppure Scrivi a helpdesk@partnersolution.it oppure contattaci via chat

 

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