Le spese sostenute dai dipendenti nelle trasferte possono essere classificate in quattro tipologie:

  1. spese di viaggio sostenute per raggiungere il luogo ove verrà svolta l’attività di lavoro (trasferta);
  2. spese di vitto relative ai pasti;
  3. spese di alloggio, per i pernottamenti;
  4. altre spese, tra queste rientrano tutte le spese sostenute dal dipendente inerenti con l’attività di lavoro svolta in trasferta.

 

Il rimborso delle spese può avvenire in maniera analitica, sulla base cioè della documentazione presentata, ovvero in maniera forfettaria.

RIMBORSO ANALITICO

Nel primo caso, il dipendente presenta una nota spese allegando alla stessa la documentazione relativa.

Di seguito vediamo come caricare in contabilità le varie pezze d'appoggio presentate nel caso in cui è il dipendente ad anticipare il pagamento dei servizi:

  • scontrini generici
    possono essere registrati direttaemente in "prima nota contabile" caricando una scrittura "generica" del tipo 'Viaggi e trasferte' a 'Dipendente c\anticipi'.
    Il conto 'Dipendente c\anticipi' si chiuderà poi con l'uscita di cassa o banca dell'agenzia
    .
  • fatture di acquisto intestate all'agenzia
    si carica una fattura di acquisto (vedi faq "Come registrare una fattura di acquisto") indicando come fatturato la voce "Viaggi e trasferte". Il pagamento della fattura dovrà generare una scrittura come la seguente:

    .
    il conto 'Dipendenti c\anticipi' si andrà a chiudere come già visto.

  • fatture di acquisto intestate al dipendente
    si caricano come gli scontrini generici
  • biglietti
    l'agenzia carica una pratica intestata al dipendente e la incassa normalmente. I biglietti, una volta portati in nota spese, vanno poi trattati come scontrini generici.
  • carburanti
    i costi per carburanti vanno gestiti come scrontrini generici

Nel caso in cui i vari servizi vengano pagati direttemente dall'agenzia, non sarà necessario utilizzare il conto transitorio 'Dipendenti c\anticipi', ma si indicherà direttamente il conto del deposito utilizzato.
I biglietti emessi e pagati dall'agenzia verranno caricati in una pratica intestata direttamente all'agenzia stessa.

RIMBORSO FORFETTARIO

Quando il rimborso avviene forfetariamente si parla più propriamente di indennità di trasferta. Si tratta di una “ulteriore” voce del salario/stipendio ordinario. Contabilmente l’impresa deve rilevare le indennità unitamente alle retribuzioni.

 ATTENZIONE: fermo restando quanto riportato, ci permettiamo di consigliare di inserire gli importi dei documenti non direttamente riconducibili all'agenzia (scontrini, fatture intestate al dipendente, ecc.) come indennità di trasferta.

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